個人情報の開示等のお手続き

お客さまが本人の個人情報の利用目的、開示、訂正、削除(以下、開示等といいます)を希望される場合、次の手順によりご請求いただきますよう、よろしくお願いします。

1.開示等の対象となる保有個人データ
 開示等の対象となる保有個人データは、本人の住所、氏名等の基本情報、当社の利用目的のほか、保有個人データに含まれ、かつ当社が収集し、現に保有しているものに限定いたします。

2.開示等のご請求先及びお問い合わせ先
  〒359-1180  埼玉県所沢市久米546-1
  西武バス株式会社「個人情報お問い合わせ窓口」
  ℡04-2992-6620

(土・休日・年末年始を除く9時30分~11時・13時30分~16時)

3.開示等のご請求に際してご提出いただく書面・様式(以下、請求書といいます)等
 開示等をご請求される場合は、当社指定の様式による請求書と、本人確認のために必要な証明書のコピーをご用意いただきます。

請求書は、「個人情報お問い合わせ窓口」より郵送いたします。本人自身が必要項目にご記入のうえ捺印してください。なお代理人によるご請求の場合は、本人の住所、氏名に並べて、個人情報に関する法律(以下、「法」といいます)第29条第3項に規定されている代理人(以下、「代理人」といいます)の住所、氏名を代理人が記入し捺印をお願いいたします。

本人確認のために必要な書類は、下記の「本人確認のための書類」にある中から選び、本人の写真付き身分証明書であれば1点、写真がない身分証明書は2種類をご用意いただきコピーしてください。写真付き身分証明書は、写真が判別できるようにコピーをお願いいたします。

 利用目的または開示のご請求の場合は、手数料600円分の郵便切手を同封してください。本人限定受取郵便により通知いたします。

 以上のものを同封のうえ、上記の当社「個人情報お問い合わせ窓口」宛に、封筒に朱書きで「個人情報開示等書類在中」とお書き添えいただき、郵送によりご請求ください。なお、ご郵送の際は、より安全な書留郵便のご利用をお勧めします。
 受付は、郵送のみとさせていただきます。当社(営業所や案内所等の全ての営業窓口も含みます)に直接ご来社いただいてもお受けいたしかねますのであらかじめご了承ください。

※コピー代、本人確認書類の取得費、お送りいただく郵送料等の経費は、すべてお客さまの負担とさせていただきます。
※開示等の請求に際してご提出いただいた書面等(本人確認書類を含む、以下、申請書類といいます)はご返却いたしませんので、あらかじめご了承ください。

※請求書の所定の項目に未記入、誤植または不鮮明な箇所等があった場合、その他記載の不備がある場合には、本人もしくは代理人の確認ができないことがあります。その際は請求書にご記入いただいたご連絡先に当社からご連絡申し上げて確認させていただきます。なお、ご連絡開始から2週間以内に、確認が取れない場合や再度のご提出(未着の場合も含む)がない場合は、開示等のご請求がなかったものとさせていただきます。ご提出いただいた書面等一式を本人限定受取郵便にてご返却いたします。この場合、手数料はお返ししませんのであらかじめご了承ください。

・本人確認のための書類
 いずれも本人の氏名、住所、生年月日の記載がある部分のコピーをお願いいたします。なお、氏名や住所、生年月日を除き、「本籍地」「診療録」等本人確認に必要ない記載がある場合は、その部分は紙等で隠してコピーしてください。

いずれか1点でよいもの(写真付き公的身分証明書で有効期限内のもの)
 ・運転免許証
 ・日本国旅券(パスポート)
 ・写真付き住民基本台帳カード

2種類ご用意いただく必要があるもの(写真のない公的身分証明書ほかで有効期限内のもの)
 ・戸籍抄本
 ・住民票の写し (発行日から3ヶ月以内のもの)
 ・介護保険の被保険者証
 ・各種保険の被保険者証
 ・国民年金手帳
 ・恩給証書
 ・外国人登録票の写し
 ・写員付き職員証(生年月日の記載があるもの)
 ・写真付き学生証(     〃      )
 ・勤務先等証明書(     〃      )

 ※転居等により、本人の現住所と当社の登録住所が異なっている場合は、転居の履歴がわかる住民票の提出をお願いいたします。
※本人確認資料が同封されていない、または本人確認資料に不鮮明な箇所がある等の場合は、本人の確認ができないことがあります。その際は請求書にご記入いただいたご連絡先に当社からご連絡申し上げて確認させていただきます。なお、ご連絡開始から2週間以内に、確認が取れない場合や再度のご提出(未着の場合も含む)がない場合は、開示等のご請求がなかったものとさせていただきます。ご提出いただいた書面等一式を本人限定受取郵便にてご返却いたします。この場合、手数料はお返ししませんのであらかじめご了承ください。

4.代理人による開示等請求の場合
 開示等のご請求をする方が、本人の法定代理人、または本人が委任した代理人である場合は、請求書に加えて、下記の書類をご同封ください。

◆法定代理人の場合
 未成年者の法定代理人の場合
 ・当社所定の届出書 1通
  (届出書は「個人情報お問い合わせ窓口」より郵送いたします。)
 ・法定代理権があることを確認するための書類
  本人の親権者の場合 本人の戸籍抄本、住民票 1通
  本人の未成年後見人の場合 本人の戸籍抄本、住民票 1通
 ・未成年者の法定代理人本人であることを確認するための書類
  (上記「本人確認のための書類」と同様) 1式 

◆成年被後見人の法定代理人の場合
 ・当社所定の届出書 1通
  (届出書は「個人情報お問い合わせ窓口」より郵送いたします。)
 ・後見登記等に関する法律第10条に規定する登記証明事項証明書
 ・成年被後見人の法定代理人本人であることを確認するための書類
   (上記「本人確認のための書類」と同様) 1式 

◆委任による代理人の場合
 ・当社所定の委任状 1通
  (委任状は「個人情報お問い合わせ窓口」より郵送いたします。)
 ・委任による代理人本人であることを確認するための書類

※当社からの開示等の結果を代理人が受け取る場合は、委任状に「開示等の結果を受領する権限を委任する」旨をご記入願います。この場合は、委任状には本人の実印を押印し、本人の印鑑証明書もご提出いただきます。開示結果の受領権限を委任する旨のご記入、実印の押印、印鑑証明書の提出のすべてがない場合、当社は開示等の結果を本人に対して行うことをあらかじめご了承ください。
 ・代理人本人であることを確認するための書類 (上記「本人確認のための書類」と同様) 1式
※代理権確認の資料(代理人の本人確認資料も含む)の不足または不備により手続きができない場合は、本人もしくは代理人の確認ができないことがあります。その際は請求書にご記入いただいたご連絡先に当社からご連絡申し上げて確認させていただきます。なお、ご連絡開始から2週間以内に、確認が取れない場合や再度のご提出(未着の場合も含む)がない場合は、開示等のご請求がなかったものとさせていただきます。ご提出いただいた書面等一式を本人限定受取郵便にてご返却いたします。この場合、手数料はお返ししませんのであらかじめご了承ください。
※開示等の結果の送付先として指定できるのは、本人または開示請求した代理人のみです。なお、代理人を受領者とした場合、事由の如何を問わず、開示等の結果を本人が受け取ることができなかったときは、当社は何らの責を負いかねます。

5.開示等のご請求に関する郵送費及びその受け渡し方法

◆開示請求または利用目的の通知のご請求の場合
 ・手数料 1回の請求ごとに、600円分の郵便切手を申請書類に同封してください。

※開示等のご請求に関する手数料を変更させていただくことがあります。
※手数料が不足していた場合または同封されていなかった場合は、請求書にご記入いただいたご連絡先に当社からご連絡申し上げて確認させていただきます。なお、ご連絡開始から2週間以内に、確認が取れない場合や再度のご提出(未着の場合も含む)がない場合は、開示等のご請求がなかったものとさせていただきます。ご提出いただいた書面等一式を本人限定受取郵便にてご返却いたします。この場合、手数料はお返ししませんのであらかじめご了承ください。

◆訂正請求及び利用停止請求の場合
保有個人データを特定していただいたうえで、訂正及び利用停止をご請求いただく場合は手数料は不要です。保有個人データを特定できない場合は、まず開示請求の手続きにより、訂正請求及び利用停止請求される保有個人データを特定していただきます。

6.開示等請求に対する回答方法
 利用目的または開示のご請求の場合は、請求書に記載していただいたご住所宛に、本人限定受取郵便により書面で回答させていただきます。訂正等、利用停止のご請求の場合は、請求書に記載していただいたご希望の連絡方法により回答させていただきます。なお、開示等手続きの開始からご回答までは、2週間程度のお時間を頂きます。
 また、窓口の混雑その他、当社の業務上の事情がある場合は、それ以上にご対応が遅延する場合もがありますので、あらかじめご了承ください。
 なお、上記により当社が書面による回答を送付した後に、郵便事故や未着等が発生した場合は、当社の責に帰すべき事由による場合を除き、当社は何らの責任を負いませんので、あらかじめご了承ください。

7.開示等請求に対する不開示について
 次に定める場合は、不開示とさせていただきます。不開示を決定した場合は、その旨、理由を付記してご通知申し上げます。なお、不開示の場合についても手数料はお返ししませんのであらかじめご了承ください。
 ・請求書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所、当社の登録住所が一致しない場合等、本人からの請求であることが確認できない場合
 ・代理人による請求に際して、代理権が確認できない場合
 ・ご提出いただいた申請書類に不備があった場合(不備があり、こちらからご連絡しても再度のご提出いただけなかった場合も含みます。)
 ・開示の請求をいただいた個人情報が法に規定する「保有個人データ」に該当しない場合
 ・本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
 ・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
 ・他の法令に違反することとなる場合

8.開示等請求に関して当社にいただいた個人情報の「利用目的」について
 開示等請求のためにご提出いただいた請求書、本人確認書類等の個人情報は、開示等のご請求に対する本人とのご連絡、ご確認等、開示等のご請求に必要な範囲のみで取り扱います。
 ご提出いただいた本人確認書類は、受取より当社にて3年間保管させていただきます。保管期間を経過した後、すみやかに適切な手段により消去いたします。


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